Ruimte creëren voor creativiteit en gemeenschap

The Roundhouse in Londen is niet alleen een podium voor live optredens; het is ook een liefdadigheidsinstelling met een missie om jonge mensen door middel van creativiteit in hun kracht te zetten. Van iconische concerten tot residenties voor artiesten en workshops voor 15- tot 25-jarigen, de organisatie jongleert met een unieke mix van culturele programmering en impact op de gemeenschap. Het in evenwicht brengen van deze ambities met een efficiënte bedrijfsvoering was geen gemakkelijke taak. Het team had een systeem nodig om hun complexe planningen op elkaar af te stemmen en tijd vrij te maken om zich op hun missie te richten.

De uitdaging van het beheren van een multidimensionale locatie

Het Roundhouse team kreeg te maken met groeipijnen naarmate hun activiteiten zich uitbreidden. Het beheer van honderden evenementen en de coördinatie tussen meerdere afdelingen leidde tot inefficiëntie, communicatieproblemen en af en toe een conflict in de planning. Het probleem was duidelijk: hun tools hielden geen gelijke tred met de omvang van hun activiteiten. Zonder een uniform systeem werd hun vermogen om zowel hun optredens als hun jeugdprogramma's te ondersteunen onder druk gezet.

Een slimmere manier om synchroon te blijven

Om deze uitdagingen op te lossen, koos The Roundhouse voor Yesplan, een oplossing voor planning en resource management die is ontworpen voor locaties met uiteenlopende behoeften. Met Yesplan kon het team hun roosters consolideren, de communicatie stroomlijnen en een overzicht krijgen van hun activiteiten. Functies zoals gecentraliseerd agendabeheer en aanpasbare workflows maakten het makkelijker om de balans te vinden tussen hun dubbele rol als podium en liefdadigheidsinstelling.
"Yesplan past zich aan aan wat we nodig hebben, of het nu gaat om het organiseren van een grootschalig optreden of het plannen van een creatieve workshop," deelde het team. "Het heeft ons een kader gegeven om alles soepel te laten verlopen."

Resultaten die de impact vergroten

Sinds de implementatie van Yesplan heeft The Roundhouse een enorme verbetering in efficiëntie en duidelijkheid gezien. Planningsconflicten behoren nu tot het verleden en de tijd die wordt bespaard op administratieve taken wordt weer geïnvesteerd in strategische prioriteiten zoals het uitbreiden van jeugdprogramma's. Het team vindt het ook makkelijker om samen te werken tussen afdelingen, waardoor elk evenement en programma naadloos wordt uitgevoerd. De resultaten zijn onder andere:
  • Minder administratieve rompslomp, waardoor je elke week uren bespaart.
  • Verbeterde coördinatie voor complexe planningen en toewijzing van middelen.
  • Meer aandacht voor het leveren van programma's en evenementen van hoge kwaliteit.
"Door onze activiteiten te vereenvoudigen, hebben we meer ruimte gecreëerd om te doen waarvoor we hier zijn: creativiteit ondersteunen en de volgende generatie inspireren," aldus het team van The Roundhouse.
Bezoek hun website voor meer informatie over Roundhouse en hun aankomende programma's. Neem contact met ons op voor meer informatie over hoe onze oplossing voor locatiebeheer de planning van evenementen en het beheer van middelen vereenvoudigt, zodat locaties zoals The Roundhouse zich kunnen richten op het leveren van onvergetelijke ervaringen.