Créer un espace pour la créativité et la communauté
La Roundhouse, à Londres, n'est pas seulement une salle de spectacle ; c'est aussi une organisation caritative dont la mission est de donner aux jeunes les moyens d'agir par le biais de la créativité. Des concerts emblématiques aux résidences d'artistes et aux ateliers pour les 15-25 ans, l'organisation jongle avec un mélange unique de programmation culturelle et d'impact sur la communauté. Il n'a pas été facile de concilier ces ambitions avec des opérations efficaces. L'équipe avait besoin d'un système pour aligner leurs calendriers complexes et libérer du temps pour se concentrer sur leur mission.Le défi de la gestion d'un site multidimensionnel
L'équipe du Roundhouse a été confrontée à des problèmes de croissance au fur et à mesure de l'expansion de ses activités. La gestion de centaines d'événements tout en assurant la coordination entre plusieurs départements a entraîné des inefficacités, des lacunes en matière de communication et des conflits occasionnels en matière de programmation. Le problème était clair : leurs outils n'étaient pas adaptés à l'ampleur de leurs activités. Sans un système unifié, leur capacité à soutenir à la fois leurs spectacles et leurs programmes pour la jeunesse était mise à rude épreuve.Une façon plus intelligente de rester synchronisé
Pour relever ces défis, The Roundhouse a adopté Yesplan, une solution de planification et de gestion des ressources conçue pour des lieux aux besoins variés. Avec Yesplan, l'équipe a consolidé ses horaires, rationalisé la communication et obtenu une vue d'ensemble de ses opérations. Des fonctionnalités telles que la gestion centralisée des calendriers et les flux de travail personnalisables ont facilité l'équilibre entre leur double rôle de salle de spectacle et d'organisation caritative."Yesplan s'adapte à nos besoins, qu'il s'agisse d'organiser un concert à grande échelle ou de programmer un atelier créatif", a déclaré l'équipe. "Il nous a donné un cadre pour que tout se passe bien".
Des résultats qui amplifient l'impact
Depuis la mise en œuvre de Yesplan, The Roundhouse a constaté des améliorations significatives en termes d'efficacité et de clarté. Les conflits d'horaires appartiennent désormais au passé, et le temps économisé sur les tâches administratives est réinvesti dans des priorités stratégiques telles que l'expansion des programmes pour la jeunesse. L'équipe a également plus de facilité à collaborer entre les différents services, ce qui garantit une exécution sans faille de chaque événement et programme. Les résultats sont les suivants :- Réduction de la charge administrative, ce qui permet d'économiser des heures chaque semaine.
- Amélioration de la coordination pour les calendriers complexes et l'allocation des ressources.
- Une plus grande attention portée à la mise en place de programmes et d'événements de haute qualité.
"En simplifiant nos opérations, nous avons créé plus d'espace pour faire ce pour quoi nous sommes là : soutenir la créativité et inspirer la prochaine génération", a déclaré l'équipe de The Roundhouse.
Pour en savoir plus sur le Roundhouse et sa programmation à venir, visitez son site web. Contactez-nous pour en savoir plus sur la façon dont notre solution de gestion des sites simplifie la planification des événements et la gestion des ressources, permettant à des sites comme The Roundhouse de se concentrer sur l'offre d'expériences inoubliables.
